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Web版経理処理支援システム《クロス・ペイメント》
株式会社 日本ヴォーグ社 様 (文化通信bBB 2008/2/25掲載)
■株式会社 日本ヴォーグ社
創立    昭和29年5月8日
資本金       4,000万円
所在地     東京都新宿区市谷本村町3番23号
代表者    代表取締役社長 瀬戸伸昭
営業種目 出版事業、会員制事業、教育事業、
通信販売事業、インターネット事業、イベント事業
従業員数 200名(平成19年2月1日現在)
URL http://www.nihonvogue.co.jp/
 日本ヴォーグ社は光和コンピューターのWeb支払管理システム「X-Payment(クロス・ペイメント)」(X-P)を導入し、原稿料や商品仕入代金のデータを現場で入力する体制を整えつつあり、経理部門の作業が省力化されているという。
     
 河本和也部長と高橋美穂さん  
経理部門の手間が減った!  
 
 
■多岐にわたる源泉徴収管理に対応
 同社がX-Pを購入したのは2年ほど前で、それまでの自社開発ソフトに代わるシステムとして選定した。以前のシステムは社内のシステム部門が、経理ソフトとしては使いづらい面があったのと、開発から10年を経て更新時期になっていたためだった。  経理部門の責任者である経営管理本部経理部・河本和也部長は、「出版社の支払には原稿料など源泉徴収が必要なものが多く、しかも支払先が著者、デザイナー、写真家などマスタ登録しているだけでも数千に達するほど多岐にわたるため、市販の会計ソフトでは対応できなかった」と専用システム導入の理由を説明する。  そこで、それまでにも販売管理システムを導入していた光和コンピューターが販売するX-Pの導入を決めたという。
 経理部門の責任者である経営管理本部経理部・河本和也部長は、「出版社の支払には原稿料など源泉徴収が必要なものが多く、しかも支払先が著者、デザイナー、写真家などマスタ登録しているだけでも数千に達するほど多岐にわたるため、市販の会計ソフトでは対応できなかった」と専用システム導入の理由を説明する。
 そこで、それまでにも販売管理システムを導入していた光和コンピューターが販売するX-Pの導入を決めたという。
■Web上で承認も可能に
 X-Pの機能は支払全般にわたり、編集や営業の現場担当者がそれぞれのパソコン画面で支払金額・項目を入力、上司や経理担当部門の承認機能から振込データ作成まで網羅する。この一連の作業をWeb上で行うことが出来るため、紙の伝票に比べて正確で迅速な処理が可能だ。
 現場では①業者支払、②社員支払、③振替伝票、④原稿料入力、のそれぞれの画面で情報を入力。この申請に対して経理部で、⑤電子承認、⑥支払管理、⑦銀行振込データ作成、⑧源泉管理(支払報告書、支払調書の作成)、⑥各種管理帳票のWeb閲覧・・・などの機能を使うことが出来る。
■専門知識なくても入力が可能
 現場で使う入力画面は、通信販売や会員組織への販売に関わる商品仕入など単一の支払先を処理する「取引先支払入力」と、原稿料など源泉徴収が伴う「原稿料入力」の2つの画面がある。
 原稿料入力は出版物1点ずつで発生する著者、デザイナー、スタイリストなどへの複数の支払先を管理し、30近い源泉徴収の区分も一覧から選択できる。
 「区分や摘要など決まったものは自動ででるようにしているので、経理の知識がなくても使うことが出来る」(河本部長)という。
 入力されたデータは、現場ではプリントアウトして請求書との突き合わせチェックを何度か行い、その上で銀行振込用のFB(ファームバンキング)データを作成している。
 また、これまで期末に手作業で行ってきた1000件を超える支払調書の発行・封入・発送も、データを業者に渡すことでアウトソーシングが可能になった。
■まずルーチンの支払入力から開始
 同社ではこの一連の機能を順次利用しているが、データの現場入力については、まず原稿用や商品仕入の支払で昨年5月から開始した。
 「もともと伝票を多く作成していた担当者からお願いし、広げていきました。また、仮払精算などイレギュラーなものはミスが出る可能性が高いので、まず原稿料や商品仕入などルーチンの支払から始めたのです」と経理部で実際に処理に当たっている高橋美穂さんは話す。
 当初は現場からの不満や多少の混乱も予想していたが、「最初は問い合わせが多かったのですが、2~3カ月経つと減り、いまはほとんどありません」(高橋さん)と、意外なほどスムーズに進んだという。
■経理部門の手間が減った
 高橋さんはX-P導入の効果について「現場で入力してもらえるのでチェックの手間だけになった。支払調書も私たちの手を通らずに送ることが出来るので手間が減った」と話す。
 システムの導入費用は自社でサーバー管理を含めても費用対効果で充分納得いく範囲であり、今後は仮払精算など経費についても現場入力を始める予定、そうなればさらなる効率化が期待できるという。
             
             
     
 商品仕入など単一の支払先に利用する「取引先支払入力」画面
 
 
「原稿入力」画面は出版物のコードを入力してから、その本で発生する各種の支払を入力していく
 
 
 

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