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書店システム A
(外商システム)
ときわ書房 外商部様(文化通信bBB 2017/10/2 掲載) a
とき『わ書房外商部
所在地 〒273-0004
       千葉県船橋市南本町38-3
       電話:047-433-3800
 千葉県船橋市を中心に店舗を展開するときわ書房の外商部は、船橋市内の学校への教科書納入などとともに、船橋市書店協同組合を通した公共図書館、学校図書館への図書納入の一部発注や図書装備なども担っている。こうした仕事をこなすうえで、4年ほど前にリプレイスした光和コンピューターの外商システムが、雑誌の定期管理など、作業の効率化を実現しているという。
■船橋市中心に11店舗を展開
 ときわ書房は、JR船橋駅前の本店を中心に、千葉市、市川市、松戸市、八千代市、佐倉市、茂原市といった千葉県内と、東京都江戸川区に計10店舗を営業している。
 社長の鈴木喜重氏は1992年から現在まで千葉県書店商業組合理事長を務めており、日本書店商業組合連合会(日書連)副会長、日書連関東ブロック長でもある。
 同社外商部が手掛けているのは、船橋市内の小・中学校と高校への教科書納入・販売と、協同組合による市立図書館4館(中央図書館、東図書館、西図書館、北図書館)と公民館等図書室への図書納入の一部作業、そして市役所の各部署・事務所からの受注販売などだ。
■OSのサポート終了でリプレイス
 外商システムは20年以上前に光和コンピューターのパッケージを導入したが、4年ほど前に、WindowsXPのサポート終了に伴ってリプレイスした。
 導入した端末は3台。自社サーバーで顧客マスタなどを管理している。外商部で働く20人ほどのなかで、システムを利用しているのは主に3人の担当者だ。
 商品マスタはメイン取引の日本出版販売のデータを元に、光和コンピューターが更新しており、入荷し商品のISBNバーコードスキャナで読み取ると入荷、納品など登録できる。
■複雑な請求先の管理
 「入力画面などインターフェイスは多少変わりましたが、いままでのやり方に沿った形にしていただいたので、ほぼ同じ操作で利用できています」と、システムを使って伝票作成などを行っている齊藤康子さんは述べる。
 入荷した商品を販売先に納品する際に、システムに納品登録して納品伝票を作成。すると顧客の要請に応じて請求書が作成される。
 請求の方法は公費購入の場合は月単位での請求になるが、同じ学校納入でも教員の個人購入の場合は請求する時期が違ったりする。
 また、雑誌の場合は月締めなのに対して書籍はその都度だったり、雑誌は税込、書籍は税別で請求するなど多様だ。「同じ学校でも請求先が校長先生だったり部活顧問などそれぞれ違うので、お客様の注文に応じて宛名などを分けています」と近藤隆課長は説明する。
 そのため、顧客マスタは学校、図書館、市役所など組織と個人をそれぞれ管理し、同じ役所でも部や課の単位で管理している。同じ学校も雑誌と書籍を別の顧客コードで管理していたりもする。
 また、以前のシステムでは、請求書にこれら多様な請求先の宛名を入れることができず、請求書にゴム印で記入していたが、いまのシステムは宛名を入れられるようになって作業が軽減されたという。
■雑誌の定期管理でシステムの効果
 システム利用のメリットとして「雑誌の定期管理ができることが大きいです」と、やはり日常的にシステムを使う佐藤幸さんは話す。
 雑誌の定期購読は、顧客によっては月2回刊誌の1号しか購入しなかったりとイレギュラーな要求も多い。システムにはこうした顧客の要望を入力することができる。
 日々、取次から翌日入荷する雑誌のデータが入ると、顧客単位で宛名と納品する雑誌名が入った伝票を出力しておき、入荷した雑誌を仕分けることができる。ただ、書籍、コミックス、ムックはいまも手作業で行っており、今後の課題だという。
■市立図書館はMARCと図書を別購入
 図書館への納入は船橋市書店協同組合として行っている。市立図書館は今年から図書館流通センター(TRC)の指定管理となったが、以前から図書とMARC(マーク=MAchine-Readable Cataloging「機械可読目録」)を別に購入してきたため、図書はいまも協同組合が納入している。
 市立図書館は毎週水曜日と土曜日に図書館システムで作成した発注書目をテキストデータで送ってくる。受注したそれぞれの書店は各取引取次に発注し、各書店が個別にバーコードラベルやフィルムコーテイングなど図書装備を行って図書館に納品している。
 一方、学校図書館はときわ書房外商部が協同組合に代わって一括発注している。同市の小・中学校図書館は以前から図書館システムを導入し、MARCでの蔵書管理を行っており、市立図書館とは違って図書とMARC、装備の一体納入を行ってきたからだ。こうした作業をすべての書店が個別に行うことが難しいことから、同外商部が協同組合の作業を代行している。
 こうした中小書店の外商活動を支えているのもシステムであり、同社としても今後さらにシステムを活用した効率化を目指していく考えだ。


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